Mailarchivierung

E-Mail-Archivierung


Die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung ist mit der Einführung der GoBD verschärft worden. 

Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßenFührung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Welche Konsequenzen das für Unternehmen hat und wie viele Gründe für eine E-Mail-Archivierung sprechen, darüber können Sie sich hier kompakt informieren.

E-Mail-Archivierung

Laut einer Prognose soll sich die Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit im Jahr 2020 auf 306,4 Milliarden belaufen. Diese Zahl der privat und geschäftlich versendeten und empfangenen Mails soll in den kommenden Jahren kontinuierlich steigen und sich im Jahr 2024 auf 361,6 Milliarden Mails pro Tag belaufen.

Angesichts solcher Massen ist die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Absprachen via E-Mail für Unternehmen von enormer Wichtigkeit – ebenso wie die Verfügbarkeit von Nachrichten. Auch aus diesem Ansatz heraus ergibt sich die Bedeutung einer E-Mail-Archivierung.

Ein Archiv hingegen garantiert die Wiederauffindbarkeit und Verfügbarkeit des gesamten E-Mail-Verkehrs ab der Einrichtung einer Archivierungslösung. Damit ist E-Mail-Archivierung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine administrativ sinnvolle Maßnahme.

Technische Entlastung


  1. Spürbare Entlastung der E-Mail-Server                Durch die Archivierung weniger Daten auf dem      Server unddadurch auch keine Postfach-                begrenzungen mehr nötig
  2. Langfristige Reduzierung der IT-Kosten              mit der geringen Datenlast sinken die Kosten für externe Datensicherungen, Daten lassen sich schneller wieder herstellen.
  3. Entlastung der Administratoren                  einmalige Konfiguration und anschließende automatische Archivierung nach festgelegten Regeln im Hintergrund veringert den Verwaltungsaufwand


Rechtliche Sicherheit


  1. Rechssicherheit

    Vom Gesetzgeber rechtlich vorgeschrieben ist die vollständige, manipulationssichere Archivierung
    aller Kommunikationsschritte, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder widerrufen. 

    (§ 146 AO / §239 HGB)

  2. Manipulationssicherheit 

    Die manipulationssichere Aufbewahrung von E-Mails ist auch eine vernünftige Vorsichts- maßnahme, mit der Sie Ihr Unternehmen gegen
    versehentliche oder gar böswillige Datenverfälschung absichern.

Fazit


E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine administrativ sinnvolle Maßnahme.

Mit der Wahl der richtigen Lösung sichern Sie Ihr Unternehmen also nicht nur rechtlich ab, sondern verringern gleichzeitig den Verwaltungsaufwand der Kommunikationswege und erhöhen so die Produktivität.


Wir entwickeln für Sie eine kostengünstige E-Mail Archivierungsstrategie und setzen diese um.

Für eine gesetzeskonforme Archivierung,

damit Sie sich darum keine Sorgen mehr machen müssen. 

Mit Sicherheit Zeit sparen. 

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